Юрист по хозяйственным вопросам даёт консультацию:

Главная / Юрист по хозяйственным вопросам / Организация работы с контрагентами - гарантия своевременного получения денег.

Организация работы с контрагентами - гарантия своевременного получения денег.

Основной задачей хозяйственной деятельности является получение прибыли. Для получения такой прибыли субъекты хозяйствования вынуждены вступать в правоотношения с иными субъектами: будь-то поставщики, продавцы, исполнители работ и услуг или покупатели, клиенты, заказчики.

В ходе выполнения задачи по получению прибыли рано или поздно встает вопрос - как организовать такие правоотношения. С одной стороны, необходимость организации такой работы диктует нам обязанность вести бухгалтерский и налоговый учёт. С другой стороны, Вы, наверняка, хотите определённых гарантий выполнения обязательств со стороны контрагента, поскольку, от выполнения им таких обязательств зависит выполнение Вами своих обязательств, а от этого уже зависит и Ваша деловая репутация. Попробуем разобраться с отношениями возникающими при осуществлении Вами хозяйственной деятельности: рассмотрим немного теории и много практических вопросов.

Многие менеджеры предприятий, организаций, физические - лица предприниматели сталкиваются с проблемами организации работы с контрагентами. Но, как правило, организовуется только ведение бухгалтерского учёта, подготовка договоров. Зачастую, к решению задачи оранизации подходят халатно - скачали подобный договор из сети Интернет и подписали акты выполненных работ после выполнения хозяйственной оперции. Такой подход прост, без финансовых и временных затрат, но не даёт Вам никаких гарантий выполнения, кроме как добросовестность контрагента. С увеличением объемов хозяйственной деятельности будет и увеличиваться объём контрагентов. В таком случае только доверия будет мало.

На моей практике, типовые договора, которые скачали из интернета часто давали сбои и не обеспечивали возможность быстрого и качественного выполнения обязательств со стороны контрагента. В основном, такие "скачанные" договора были недостаточно качественные и имели лазейки для уклонения от выполнения обязательств контрагентами. Итак, рассмотрим один случай из практики: в большинстве договоров предусмотрена обязанность поставщика, продавца, исполнителя предоставлять счета к оплате. Контрагент не выполнил условий такого договора и Вы обращаетесь в суд. И вот когда дело доходит до суда оказывается, что поставщик, продавец, исполнитель не могут доказать, что такие счета были получены контрагентами вследствии чего суд обоснованно приходил к выводу, что имеет место просрочка кредитора, а обязанность у должника еще не возникла. Таких зацепок очень много, по понятным причинам я их все здесь указывать не буду. Некачественные договора часто лишали возможности получить своевременное выполнение обязательств по ним, а рассмотрение в судебном порядке переходило в долгие судебные тяжбы. Иногда из-за некачественных договоров и вовсе можно лишиться такой возможности, что каждый раз может привести к существенным убыткам.

С другой стороны, когда договора предлагались поставщиками, продавцами, исполнителями работ и услуг, при появлении проблем, обнаруживалось, что данные договора заключены на кабальных условиях, при которых покупатели, клиенты, заказчики находились в неравных условиях, ограничивались в правах, в то время как контрагенты наделялись огромным объёмом прав и не несли ответственности за ненадлежащее выполнение условий такого договора. В большинстве случаев такие договора не предусматривают или ограничивают процедуру предъявления претензий в случае некачественного исполнения его условий контрагентом.

Только качественно составленый договор может обеспечить надлежащее выполнение обязательств, своевременность проведения расчётов между контрагентами. И, как итог, выполнение основной задачи любой хозяйственной деятельности - получение прибыли.

Сам по себе договор без организации фиксирования результатов совершённых хозяйственных операций является недостаточным. Еще один пример из практики: достаточно распространённой практикой налоговой инспекции было признание договоров фиктивными лишь на том основании, что отсутствует первичная бухгалтерская документация, которая б подтверждала реальность сделки. Причина отсутствия первичной бухгалтерской документации часто была основанеям для отказа в удовлетворении судами исков о взыскании задолженности. Организация фиксирования результатов совершённых хозяйственных операций является немаловажной частью организации работы с контрагентами.

Качественным может быть только тот договор, который максимально индивидуально описывает бизнесс-процесс, предусматривает надлежащую и при этом простую фиксацию выполнения хозяйственной операции.

Немаловажным, но достаточно существенным является процесс организации работы с просроченной дебиторской задолженностью. Своевременное проведение инвентаризаций дебиторской задолженности (сверка взаиморасчётов) выявляет наличие или отсутствие спора о такой задолженности, конкретизирует предмет спора. Ведение претензионной работы является достаточно эффективным инструментом в урегулировании существующих споров. Своевременная исковая работа, обеспечивает эфективное взыскание средств.

Выпадение одного из ранее указаного элемента усложняет или делает невозможным взыскание вреда. Основным моментом организации работы с дебиторской задолженностью является своевременность такого ведения. Я думаю, многие из Вас слышали про сроки исковой давности, но, скорее всего, не все знают о ней. Например, срок исковой давности для штрафных санкций установлен специальной длительнностью в один год. В связи с ранее указанным, в случае значительного количества контрагентов, большого штата, наличия удалённых подразделений крайне необходимо урегулировать работу с дебиторской задолженностью.

Учитывая изложенное выше, организация работы с контрагентами должна быть налажена от физичиских лиц-предпринимателей до крупных холдингов. Отсутствие организации с контрагентами рано или поздно принесёт существенные убытки, которые несопоставимы с затратами по организации такой работы.

Организация работы, на мой взгляд, должна проходить на основе принципа индивидуализации с конкретными бизнесс-процессами. В связи с чем, организация такой работы должна начинаться с продавца, слесаря или иного работника, который непосредственно участвует в работе с контрагентом и заканчиваться главным бухгалтером и руководителем, включая всех остальных сотрудников.

Второй принцип - это урегулированность. Работа с контрагентами должна быть чётко распределена между сотрудниками,  каждый сотрудник обязан знать, что он должен делать, в какие сроки, не должно быть выполнения одной функции разными сотрудниками, поскольку в таком случае она не будет выполнятся никем. Урегулирование такой работы должно быть на уровне поднормативных актов (приказов, инструкций, положений).

Третий принцип - принцип индивидуальной ответственности. Каждый сотрудник должен нести ответственность за свой участок работы. Только возложение дисциплинарных взысканий за ненадлежащее выполнение своих обязанностей исключит халатность сотрудников.

Четвертый принцип - использование опыта. Опыт, полученный в хозяйственных и налоговых спорах, как по конкретному субъекту хозяйствования,  так и в подобных отношениях должен быть учтен при построении работы с контрагентами. Без учёта такого опыта организация работы с контрагентами будет абсолютно бессмысленной.

Задайте здесь свой вопрос и Юрист по хозяйственным вопросам предоставит Вам бесплатную консультацию либо просто прокомментируйте Организация работы с контрагентами - гарантия своевременного получения денег.

Название
Электронная почта
Сообщение